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《百年易学菁华集成》课题组“国图”之行
发布人:易学中心     发布时间: 2013-06-01      点击次数:1318

此次北京之行,共九人,历时7天,就任务完成量来看,基本达到预期效果,在去之前我们有一定的计划,去之后我们在具体的工作经验中亦有应时应地的调整,形成了一些不是很成熟的工作流程和工作经验,此是一个不断学习不断总结的过程。下面从时间安排、任务分工及部分注意事项来做一个带有主观性的个人总结。

首先,时间安排。

此次北京之行,5月22日,即周三早启程,于上午10点抵京,于28日,即周二下午返济南,共计7天。鉴于国图古籍馆周末不开放的缘故,我们于22日周三下午先去国图北区将部分馆藏图书任务完成,具体为:秦洁小组将缩微中心的书籍调阅并提交复印(完成任务),倩倩小组将保存本库的杂志调阅复印(最后剩下一本),本小组将台港澳和基藏室的完成80%任务。于周四、周五集中两天去国图古籍馆将所需完成任务完成,秦洁小组三人一组,本组与倩倩小组组成一组,同心合力,于周五顺利完成古籍馆的任务。周六,由于国图北区相关馆藏不开放,且所需北大的部分馆藏亦闭关休息,故我们将该日定为休息日。周日、周一上午,我们将国图北区所剩任务完成,具体为:本小组将缩微中心的书籍调阅提交,且完成台港澳、基藏室所剩的20%任务完成;倩倩小组将缩微中心有关文红小组的文章调阅提交以及基藏所剩部分调阅复印;秦洁小组将台港澳所藏书籍调阅复印。由于秦洁小组所需复印材料比较多,故在保证自己任务完成的基础上,帮助本小组预约缩微交卷,本小组亦帮助倩倩小组调阅保存本库之杂志,三小组互通有无,通力协作,在周一上午顺利完成任务。由于国图部分馆藏周六不开放,原定于周一上午完成全部任务,下午返还济南的计划不能顺利实施,只能推迟一天,我们于周一下午集中力量去北大,将北大所藏图书调阅复印,由于在北大的图书以倩倩小组任务比较重,我们小组及秦洁小组在完成各组任务的同时,帮助倩倩小组以最快的时间完成了在北大的任务。由于本组部分没有馆藏信息的书籍可以在古籍馆调阅,以及倩倩小组在古籍馆尚有书籍需调阅查看,我们两组便于周二上午一起去古籍馆对相关书籍进行调阅查看。至此,北京国图的任务基本完成,具体之时间安排已如上述。

其次,任务分配。

上面的时间安排也涉及到一个任务之分配原则,即集中力量,以最少的时间,最高的效率完成任务。就三个小组的任务量而言,秦洁小组的任务比较单一,其小组成员满载荷工作可以在规定的时间内比较充裕的完成任务(结果与最初设想一致),基本不需要外小组的帮忙。倩倩小组在保存本库有比较多的书籍需要调阅,然而限于保存本库的调阅规则,一次调阅三本,要想在最短时间调阅出最多的书,必须需要多人调阅,故我们小组在保证我们调阅的基础上对倩倩小组在保存本库的调阅进行了帮忙;而我们在古籍馆、台港澳和基藏室有比较多的书需要调阅,而倩倩小组在这三个馆藏书比较少,故我们的调阅就需要倩倩小组的帮忙,我们两小组恰好形成互补之形势。由于这次去北京,我们小组的任务量比较大,所以就时间之安排而言,以我们小组为中心。就小组之互助可能性而言,以我们小组和倩倩小组的联系比较紧密,所以我们两个小组在一块儿工作的时间比较长,比如基藏室、台港澳、保存本在一个馆藏内,又一起在古籍馆、缩微工作,我们两小组虽然是互补互助,然而都是以保证各自的任务完成为前提而展开的。虽然我们两组工作的互补性比较强,然而秦洁小组在完成自己的任务的前提下,也对我们小组提供了必要的帮助,如帮助调阅台港澳、基藏室以及缩微的部分书籍,对整天任务的完成都起到了不可忽视的作用。三个小组之间的互动对促成任务的快速有效的完成提供了有力的保障。

最后,经验总结。

第一,国图的开放时间需要注意如下几个方面:1,国图周一到周五虽然开放到九点,但是四点以后就不可以调阅书籍,因此需要调阅的书籍必须在四点以前完成。2,国图周六与我们相关的几个馆藏都不开放,然而周日开放。

第二,国图各馆藏虽然对读者借阅书的数量有限制,如基藏室一人一次预约三本,台港澳两本,保存本三本,缩微五本。然而各个馆藏之间互不妨碍,即一个人可以同时在以上的各个馆藏最大限度的借书,这就可以基本上保证我们最大限度的节约时间。

第三,充值。充值需要到二楼去人工充值,然后在复印完以后,复印机会提醒打印小票,然后拿着小票去二楼换取发票,小票在十五天以内有效。所以要及时换取,一般情况是在工作全部完成后换取比较方便。

第四,在具体的小组操作方面,就本小组而言,为了有效的借阅书籍,1,我们实行责任制,即在某人翻阅某书后,认为其中没有易学内容,需要在目录前写明姓名,这样一方面是为了防止书籍遗漏及重复调阅,另一方面是为了防止以后出现问题无法追责。2,我们在调阅的时候,最好是集中填写调阅单,这种行为尤其适合缩微和古籍馆,可以避免填单和看书相冲突的矛盾。3,最好是把所有人的卡号和密码都记下来,然后由一人集中在电脑上预约,这样可以使闲置的卡能够发挥作用(当然前提是和其他小组没有冲突,比如当倩倩小组在保存本调阅的时候,其在基藏室和台港澳的借书就空置不用,我们可以借用其卡号借书,同样的办法也适用秦洁小组),前提是各小组要尽量错开馆藏工作。4,由于古籍馆和国图其他馆藏不在一个地方,所以古籍馆只能是集中调阅,且在空闲的时候不能调阅其他书,浪费时间比较多,这是一个没法回避的客观条件,在此基础上我们尽量做到时间的充分利用,有效率的工作,比如借阅单的集中填写,拿书,看书,填复印单,管理目录,都分工详细,有专人负责。5,当调阅的内容有和别的小组相关时,不能急着还书,要先征求相关小组的意见,在没有问题的前提下再还书,保证不重复调阅。

第五,馆藏地不清楚的解决方法。有些书的馆藏信息不太清楚,或者直接没有馆藏地。如有些书写着普通古籍,光有一个索书号,通过我们的经验,这些书基本上可以在古籍馆可以调阅成功,所以以后遇到这样的情况,可以在古籍馆调阅。还有一种情况是书籍的馆藏地是缩微中心,然却无法从国图获取缩微交卷,应该是在标有缩微制作的各省图书馆有馆藏。(这部分书的量不在少数,待以后有机会索取)

第六,关于费用问题,需要注意的是古籍馆的费用,其民国书籍基本上是每面10块钱左右,而手抄本则高达60元一面,所以以后在做目录的时候一定要看清楚版本,是排印本,刻印本还是手抄本,凡是手抄本的要尽量避开。

第七,现在说几个比较有感触的经验:1,目录一定要弄详细,馆藏信息一定要准确,否则调阅的时候很容易出问题,浪费时间,浪费精力,尤其是保存本、缩微、古籍馆这三个需要手写填单子的馆藏地,特别需要注意。而基藏室和台港澳的预约是网上预约,相当于重新检索了一遍。2,分工一定要明确,否则调阅会重复,且目录不能出现重复,否则会出现亦会出现重复调阅;还有一种会出现重复调阅的情况是,一个索取号,后面有分册,比如11320,分册是11320:1之类的。所以以后做目录为了方便调阅,凡是一个馆藏的放在一起,凡是索取号相近的放在一起,由小到大,依次排列,对于我们进行现场的调阅将是十分方便的。当然这种排序只适合现场索取书籍,至于目录,还必须按照我们的要求来做。

以上是我本人做的一个比较粗略的总结,或有遗漏,深表歉意。

2013-5-30